Zasady odbywania podróży służbowych

ZASADY OBOWIĄZUJĄCE PRZY WYJAZDACH SŁUŻBOWYCH ZA GRANICĘ
W UNIWERSYTECIE JAGIELLOŃSKIM COLLEGIUM MEDICUM

 Podstawowe zasady delegacji zagranicznej:

  1. realizacja wyjazdu rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i zatwierdzenia warunków wyjazdu przez Prorektora Uniwersytetu Jagiellońskiego ds. Collegium Medicum,
  2. wyjeżdżający powinien złożyć wypełniony wniosek wraz ze wszystkimi wymaganymi załącznikami w terminie co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym wyjazdem (jeśli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności - co najmniej 14 dni roboczych przed pierwszym terminem płatności)
  3. wyjeżdżający ma obowiązek rozliczenia się z wyjazdu w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od powrotu. Niedotrzymanie terminu rozliczenia będzie skutkowało obciążeniem wyjeżdżającego kwotą pobranej zaliczki.

 

REGULAMIN
odbywania podróży służbowych za granicę
w Uniwersytecie Jagiellońskim - Collegium Medicum
 
 
§ 1. Zasady ogólne
  1. Regulamin określa zasady odbywania podróży służbowych poza granice kraju w celach naukowych, dydaktycznych, szkoleniowych oraz związanych z bezpośrednim wykonywaniem zadań Uczelni przez pracowników, doktorantów, studentów oraz osoby nie będące pracownikami UJ-CM.
     
  2. Podróżą służbową poza granicę kraju jest wykonywanie zadań w terminie i państwie określonym przez UJ-CM.
     
  3. Nie stanowią podróży służbowej poza granicę kraju wyjazdy zagraniczne związane z prowadzonymi badaniami klinicznymi (trial), wygłoszeniem wykładu za wynagrodzeniem, działalnością oraz promowaniem produktów osób trzecich.
     
  4. Pracownik, doktorant, student UJ-CM oraz osoba nie będąca pracownikiem UJ-CM może zostać skierowana za granicę, jeżeli uzyska zgodę Pełnomocnika Rektora UJ ds. nauki i współpracy z zagranicą.
     
  5. Dla osób zatrudnionych w UJ-CM warunkiem wyjazdu jest udzielenie przez Pełnomocnika Rektora UJ ds. nauki i współpracy z zagranicą urlopu szkoleniowego płatnego lub urlopu szkoleniowego bezpłatnego.
     
  6. Podróż bez uzyskania wymaganej zgody lub bez udzielenia urlopu nie będzie realizowana, a wszelkie poniesione przez osobę wyjeżdżającą koszty nie będą podlegały zwrotowi.
     
  7. Koszty poniesione poza terminem podróży, określonym w zatwierdzonym wniosku nie będą refundowane.
     
 
§ 2. Rodzaje podróży
 
Podróż służbowa za granicę może odbywać się w następującym celu:
  1. naukowym:
    · konferencje, kongresy, sympozja, zjazdy naukowe,
    · prowadzenie badań naukowych,
    · realizacja stypendium naukowego przyznanego przez instytucję zagraniczną,
     
  2. dydaktycznym:
    · podejmowanie i prowadzenie działalności dydaktycznej za granicą,
     
  3. szkoleniowym:
    · staż naukowy lub specjalizacyjny, praktyki zawodowe
    · kurs ponoszący kwalifikacje zawodowe,
    · studia podyplomowe,
    · studia doktoranckie,
     
  4. związanym bezpośrednio z wykonywaniem zadań Uczelni.
 
§ 3. Jednostka obsługująca podróże służbowe
 
  1. 1. W przypadku, gdy wyjeżdżający jest pracownikiem, doktorantem, studentem lub osobą nie będącą pracownikiem UJ-CM, a wyjazd ma charakter podróży służbowej w celach określonych w § 2 formalności związane z wyjazdem załatwiane są w Dziale Współpracy z Zagranicą UJ-CM, zwanym dalej DWZ.
     
  2. 2. Wyjazdy studentów i doktorantów, związane z tokiem studiów obsługiwane są przez właściwe Dziekanaty.
 
§ 4. Urlopy
 
  1. W przypadku kierowania osoby za granicę na okres nie przekraczający miesiąca, UJ-CM udziela urlopu szkoleniowego płatnego według zasad obowiązujących przy obliczaniu wynagrodzenia za urlop wypoczynkowy.
     
  2. W przypadku kierowania osoby za granicę na okres przekraczający miesiąc, UJ-CM udziela:
    I. urlopu szkoleniowego płatnego za 30 dni,
    II. urlopu szkoleniowego bezpłatnego na okres powyżej 30 dni.

2a W szczególnie uzasadnionych przypadkach wynikających ze zobowiązań umownych UJ CM, w tym umów o realizację projektów krajowych lub międzynarodowych obejmujących badania naukowe lub prace rozwojowe, finansowanych ze źródeł zewnętrznych, Prorektor UJ ds. Collegium Medicum na pisemny wniosek zainteresowanego zaopiniowany odpowiednio przez dziekana wydziału lub kierownika jednostki organizacyjnej może przyznać urlop płatny na okres dłuższy niż 30 dni. Zgoda ta nie może być udzielona w przypadku podejmowania zatrudnienia za granicą. W tej sprawie pracownik składa stosowne oświadczenie.

  1. Urlop szkoleniowy może być udzielony na okres maksymalnie 12 miesięcy a w uzasadnionych wypadkach może być przedłużony na kolejny okres nie dłuższy niż rok.
     
  2. Okres udzielanego urlopu uzależniony jest od dołączonych do wniosku dokumentów, potwierdzających cel i terminy wyjazdu z uwzględnieniem czasu niezbędnego na dojazd do miejscowości docelowej podróży oraz na powrót do miejsca zamieszkania, na obszarze Europy w wymiarze maksymalnie 2 dni; poza obszarem Europy – maksymalnie 3 dni.
     
  3. Pracownik wyjeżdżający za granice wielokrotnie w ciągu roku może otrzymać płatny urlop szkoleniowy łącznie na okres do 60 dni.
 
§ 5. Wniosek wyjazdowy
 
  1. Wyjeżdżający składa w DWZ wypełniony, podpisany przez wnioskodawcę, zatwierdzony przez bezpośredniego przełożonego oraz dysponentów środków druk "Wniosek o wyjazd za granicę" (załącznik nr 1) w terminie, co najmniej 10 dni roboczych przed planowanym wyjazdem. Jeśli warunki wyjazdu określają wcześniejsze terminy płatności wniosek należy złożyć, co najmniej 10 dni przed wymaganym pierwszym terminem płatności. W przypadku niedotrzymania terminu wniosek wyjazdowy nie będzie przyjęty do realizacji
     
  2. Udzielenie zgody na wyjazd kierownikowi jednostki jest uzależnione od wskazania przez niego osoby go zastępującej.
     
  3. Bezpośrednim przełożonym jest kierownik jednostki organizacyjnej. Podróż służbową poza granice kraju kierownika jednostki wewnętrznej wydziału zatwierdza odpowiednio Dziekan właściwego Wydziału, a kierownika jednostki administracji ogólnouczelnianej Zastępca Kanclerza UJ ds. Collegium Medicum.
     
  4. Przy wszystkich rodzajach wyjazdów służbowych do wniosku należy dołączyć pismo zapraszające lub informacyjne, określające cel, termin, program i warunki finansowe wyjazdu.
     
  5. W przypadku wyjazdu trwającego powyżej 30 dni, wyjeżdżający zobowiązany jest dołączyć do wniosku zgodę Dziekana Wydziału, na którym jest zatrudniony.
     
  6. W przypadku pobierania środków finansowych w walucie obcej lub opłacania należności związanych ze służbowym wyjazdem za granicę przelewem lub czekiem wyjeżdżający zobowiązany jest do dostarczenia dokumentów umożliwiających dopełnienia formalności.
     
  7.  Jeżeli płatności związane z wyjazdem dokonywane mają być przelewem bankowym lub czekiem, wyjeżdżający dostarcza do DWZ wraz z wnioskiem wyjazdowym wypełniony i podpisany przez siebie Formularz Opłat Bankowych (załącznik nr 2) w terminie co najmniej 10 dni roboczych przed terminem płatności.
     
  8.  Wniosek o wyjazd za granicę musi określać warunki finansowe:
    1. w przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu ze środków będących w dyspozycji UJ-CM wniosek powinien zawierać zgodę dysponenta środków oraz potwierdzenie Kwestury UJ-CM o zablokowaniu środków na ten cel (z wpisanym numerem obliga);
    2. w przypadku finansowania lub współfinansowania wyjazdu związanego z działalnością UJ-CM przez osoby trzecie (Fundacje, Stowarzyszenia i inne podmioty) należy do wniosku dołączyć pismo sponsora o wysokości i rodzaju pokrywanych kosztów wyjazdu;
    3. w przypadku rezygnacji pracownika ze świadczeń przysługujących mu na pokrycie kosztów wyjazdu należy wpisać w odpowiedniej rubryce : "rezygnuję".
  9. Pracownicy UJ-CM podczas podróży służbowej za granicę są ubezpieczeni od kosztów leczenia i następstw nieszczęśliwych wypadków. Wyjeżdżający jest zobowiązany do rzetelnego wypełnienia danych do ubezpieczenia oraz złożenia oświadczenia dotyczącego ubezpieczenia. Uczelnia nie będzie ponosić konsekwencji nierzetelnego wypełnienia danych lub podania nieprawdziwych danych. Kartę ubezpieczeniową należy odebrać osobiście (lub przez osobę pisemnie upoważnioną) w DWZ na 2 dni przed wyjazdem i należy ją zwrócić nie później niż 2 dni po powrocie.
     
  10. W przypadku rezygnacji z ubezpieczenia wyjeżdżający składa oświadczenie, o wykupie takiego ubezpieczenia we własnym zakresie.
     
  11. Osoba, która nie zwróci karty w terminie zostanie obciążona kosztami ubezpieczenia kolejnego wyjeżdżającego a w razie jej utraty kosztami wydania duplikatu karty w wysokości 100 złotych.
     
 
§ 6. Realizacja wyjazdu
 
  1. Realizacja wyjazdu rozpoczyna się w chwili wyrażenia zgody i zatwierdzenia warunków wyjazdu przez Pełnomocnika Rektora UJ ds. nauki i współpracy z zagranicą w Collegium Medicum. Przed zatwierdzeniem wyjazdu czynności związane z wyjazdem nie mogą być podejmowane.
     
  2. Po udzieleniu zgody na wyjazd i zatwierdzeniu warunków wyjazdu wyjeżdżający pracownik uczelni otrzymuje zawiadomienie na piśmie o otrzymanej zgodzie na wyjazd oraz o udzielonym urlopie.
     
  3. Pracownik odbywający podróż służbową może otrzymać zaliczkę w walucie obcej na niezbędne koszty podróży i pobytu poza granicami kraju, zgodnie z obowiązującymi przepisami.
     
  4. Bilety na podróże służbowe za granicę wyjeżdżający osobiście rezerwuje za pośrednictwem biura podróży, które dostarcza nieodpłatnie bilet wyjeżdżającemu pod wskazany adres. Realizacją zakupu biletów mogą się zajmować jedynie wskazane przez DWZ biura podróży, wyłonione zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych.
     
  5. Wszyscy wyjeżdżający zobowiązani są do przestrzegania zasad gospodarności przy planowaniu kosztów wyjazdu. Zasada ta dotyczy wyboru środka transportu oraz hotelu w cenie nie przekraczającej limitu hotelowego.
     
  6. W przypadku pobierania środków w walucie obcej na wyjazd wyjeżdżający otrzyma przygotowane przez pracownika Działu Współpracy z Zagranicą zlecenie do Banku, dewizy odbiera osobiście (lub przez osobę upoważnioną) w Banku PEKAO S.A., Oddział w Krakowie, ul. Gołębia 24 (Collegium Novum) nie wcześniej niż 7 dni przed wyjazdem.
     
  7. Jeżeli wyjazd odbywa się do kraju, w którym obowiązują wizy, wyjeżdżający pobiera i składa formularze wizowe oraz odbiera paszport z wizą we właściwym Biurze Podróży UJ-CM nie pokrywa żadnych opłat związanych z otrzymaniem wizy.
     
 
§ 7 Rozliczenie wyjazdu
 
  1. Rozliczenia kosztów podróży służbowej należy dokonać w walucie otrzymanej zaliczki albo w walucie wymienialnej, bądź złotych polskich w nieprzekraczalnym terminie 14 dni od zakończenia podróży. Niedotrzymanie terminu rozliczenia będzie skutkowało obciążeniem wyjeżdżającego kwotą pobranej zaliczki.
     
  2. Rozliczenie wyjazdu jest warunkiem otrzymania zgody na następny wyjazd służbowy za granicę.
     
  3. Z państw, gdzie obowiązuje waluta niewymienialna w państwowym obiegu, pracownik winien przedłożyć rachunek w przeliczeniu na dolary amerykańskie lub inną walutę wymienialną.
     
  4. Do rozliczenia należy obowiązkowo załączyć dokumenty potwierdzające wydatki (nie dotyczy diet oraz wydatków objętych ryczałtem), a przede wszystkim:
    1. oryginał rachunku za nocleg, bez względu na formę jego płatności (przelew, czek, gotówka). Rachunek będzie realizowany do wysokości limitu (określonego w Rozporządzeniu Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późniejszymi zmianami). W razie nie przedłożenia rachunku za nocleg pracownikowi przysługuje ryczałt w wysokości 25% limitu. W uzasadnionych przypadkach, na pisemny wniosek wyjeżdżającego, zawierający przyczynę przekroczenia limitu Zastępca Kwestora Uniwersytetu Jagiellońskiego ds. Collegium Medicum może wyrazić zgodę na zwrot kosztów noclegu w wysokości przekraczającej limit;
    2.  
    3. oryginał rachunku za opłatę rejestracyjną (registration fee) lub inną formę potwierdzenia wysokości tej wpłaty;
    4.  
    5. oryginały rachunków za bilety lotnicze, kolejowe, autobusowe, promowe, itp. wraz z wykorzystanym biletem.
  5. W przypadku braku wymaganych dokumentów nie będzie możliwe rozliczenie kosztów wyjazdu, wyjeżdżający nie otrzyma zwrotu kosztów wyjazdu za granicę lub będzie zobligowany do zwrotu pobranej zaliczki.
     
  6. Na wniosek pracownika Zastępca Kwestora UJ ds. Collegium Medicum może wyrazić zgodę na odbycie podróży samochodem osobowym niebędącym własnością pracodawcy. W tym celu razem z Wnioskiem wyjazdowym należy złożyć Wniosek o wyrażenie zgody na wykorzystanie samochodu prywatnego w zagranicznej podróży służbowej (załącznik nr 3). Za przejazd pracownikowi przysługuje zwrot kosztów w wysokości stanowiącej iloczyn przejechanych kilometrów przez stawkę za jeden kilometr przebiegu, ustaloną przez pracodawcę, która nie może być wyższa niż określona w przepisach wydanych na podstawie art. 34a ust. 2 ustawy z dnia 6 września 2001 r. o transporcie drogowym (Dz. U. z 2004 r. Nr 204, poz. 2088, z późn. zm. ). Po powrocie wyjeżdżający składa w Dziale Współpracy z Zagranicę Rozliczenie kosztów użycia samochodu prywatnego w zagranicznej podróży służbowej (załącznik nr 4).
     
  7. W przypadku, gdy wyjazd nie dojdzie do skutku wyjeżdżający zobowiązany jest do pisemnego powiadomienia o tym fakcie Działu Współpracy z Zagranica UJ-CM wraz z podaniem przyczyny odwołania wyjazdu. W przypadku, gdy z odwołaniem wyjazdu wiążą się konsekwencje finansowe (np. opłaty karne za rezerwacje hotelu lub niemożność zwrotu zapłaconych opłat konferencyjnych, depozytów hotelowych lub innych) wyjeżdżający zobowiązany jest do wskazania źródła finansowania tych opłat.
     
 
§ 8. Wyjazdy osób nie będących pracownikami UJ-CM
 
  1. W przypadku, gdy wyjeżdżający niebędący pracownikiem UJ-CM ma zawartą z UJ-CM umowę – cywilno-prawną, zawierającą zapis o opłacaniu kosztów danego wyjazdu z konta UJ-CM realizacja wyjazdu odbywa się zgodnie z następującymi zasadami:
    1. wyjeżdżający składa w DWZ wniosek na wyjazd zaakceptowany przez dysponenta środków,
    2. po uzyskaniu zgody Kwestora na pokrycie kosztów podróży można dokonywać płatności na poczet wyjazdu,
    3. jeżeli płatności związane z wyjazdem dokonywane mają być przelewem bankowym lub czekiem, wyjeżdżający dostarcza do Działu Współpracy z Zagranicą wraz z wnioskiem wyjazdowym wypełniony i podpisany przez siebie formularz opłat bankowych w terminie co najmniej 10 dni roboczych przed terminem płatności,
    4. nie przewiduje się wypłacania zaliczek w walucie polskiej lub obcej na wyjazd dla osób niebędących pracownikami UJ-CM,
    5. rozliczenie wyjazdu odbywa się po powrocie na zasadach opisanych w § 7.
  2. W przypadku finansowania kosztów wyjazdu osoby, której nie łączy z UJ-CM umowa cywilno-prawna, o której mowa w ust. 1 – realizacja wyjazdu odbywa się w jednostce macierzystej, która wystawia dla UJ-CM notę obciążeniową.
 
§ 9 Odesłanie
 

W kwestiach nieuregulowanych mają zastosowanie przepisy rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 roku w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej poza granicami kraju (Dz.U. Nr 236, poz. 1991 z późn. zm.) oraz Rozporządzenia Ministra Edukacji Narodowej i Sportu z dnia 7 czerwca 2005 roku w sprawie warunków kierowania osób za granicę w celach naukowych, dydaktycznych i szkoleniowych oraz szczególnych uprawnień tych osób (Dz.U. Nr 69, poz. 613 z późn. zm.).